Telaah Lingkungan Strategik

Aris Widodo menjelaskan pengertian analisis lingkungan stategis, bahwa analisis lingkungan strategis adalah menyusun asumsi-asumsi strategis dan mengujinya dengan visi dan misi organisasi untuk memperoleh faktor penentu keberhasilan. Sementara itu, akdon (2007:107) menjelaskan bahwa tujuan kegiatan telaah lingkungan adalah untuk mengenali kekuatan dan kelemahan internal organisasi dan memahami peluang dan tantangan eksternal organisasi sehingga organisasi dapat mengantisipasi perubahan-perubahan di masa yang akan datang. Dari dua penjelasan di atas, kita dapat mengambil kesimpulan tetang pengertian telaah lingkungan strategik. Telaah lingkungan strategik adalah kegiatan untuk mengenali kekuatan dan kelemahan internal organisasi serta memahami peluang dan tantangan eksternal, untuk kemudian menyusun asumsi-asumsi strategis dan mengujinya dengan visi-misi organisasi untuk memperoleh faktor penentu keberhasilan.LAN RI dalam Akdon (2007:107) menyebutkan beberapa manfaat dari telaah lingkungan strategik antara lain:
1. Mendeteksi perubahan-perubahan dan peristiwa-peristiwa penting, khususnya berkaitan dengan bidang sosial, politik, ekonomi, dan kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi.
2. Mendefinisikan tantangan, peluang atau perubahan-perubahan yang diakibatkan oleh peristiwa-peristiwa penting tersebut di atas, terhadap organisasi.
3. Memberikan informasi mengenai orientasi masa depan kepada setiap jajaran pimpinan dan staf.
4. Memberikan sinyal kepada seluruh jajaran tentang apa yang harus diperbuat terhadap organisasi, seperti: mempercepat atau memperlambat proses manajemen, melakukan interaksi dengan instansi lalin, dan lainnya.
Aris Widodo menyebutkan contoh tujuan analisis lingkungan dari beberapa perusahaan, antara lain:
1. Untuk menyediakan kemampuan dalam menggapai masalah-masalah kritis dalam lingkungan bagi manajemen perusahan.
2. Untuk menyelidiki kondisi masa depan dari lingkungan organisasi dan kemudian mencoba masukkannya kedalam pengambilan keputusan organisasi.
3. Untuk mengenali masalah-masalah mendesak yang signifikan bagi perusahaan, dan memberikan prioritas terhadap masalah tersebut, serta mengembangkan sutau rencana untuk menanganinya.
Secara khusus, peran atau fungsi analisis llingkungan bagi tiap lembaga tentu saja berbeda-beda. Namun secara umum jika kita mengacu kepada pendapat Certo dan Peter sebagaimana yang diungkapkan oleh Aris Widodo, maka ada tiga peran utaman yang bisa ditemui sehari-hari, yaitu:
1. Policy-Oriented Role
Yaitu peran analisis yang berorientasi pada kepada kebijakan manajemen tingkat atas dan bertujuan untuk memperbaiki kinerja organisasi dengan memberikan informasi bagi manajemen tingkat atas tentang kecenderungan utama yang muncul dalam lingkungan.
2. Integrated Strategic Planning Role
Peran ini bertujuan untuk memperbaiki kinerja organisasi dengan membuat manajemen tingkat atas dan manajer divisi menyadari segala isu yang terjadi di lingkungan perusahaan memiliki implikasi langsung pada proses perencanaan.
3. Function Oriented Role
Peran ini bertujuan untuk memperbaiki kinerja organisasi dengan menyediakan infomasi lingkungan yang memberi perhatian pada efektivitas kinerja fungsi organisasi tertentu.
Bryson (dalam Akdon, 2007:108-111) menyebutkan beberapa langkah utama dalam telaah lingkungan strategik, yaitu:
1. Mengidentifikasi Sumber-sumber Untuk Melakukan Scanning
Langkah awal dalam telaah lingkungan adalah melakukan identifikasi berbagai sumber untuk melakukan telaah lingkungan strategik. Sumber-sumber ini pada dasarnya dibagi menjadi tiga level, yaitu task environment, industry/organization environment, serta macro environment. Lebih lanjut disebutkan bahwa task environment adalah sumber yang berkaitan dengan tugas-tugas (tugas pokok dan fungsi). Misalnya individu dalam organisasi, unit organisasi, kapasitas organisasi, serta struktur organisasi. Industry/organization environment berkaitan dengan berbagai organisasi lain yang memiliki keterkaitan satu dengan yang lainnya baik organisasi publik maupun privat. Macro environment merupakan level yang paling luas. Level ini meliputi sektor sosial, politik, ekonomi serta ilmu pengetahuan dan teknologi, yang dapat memberikan pengaruh terhadap organisasi baik secara langsung maupun tidak langsung. Dengan mengetahui keberadaan sumber-sumber tersebut akan mempermudah langkah selanjutnya dari telaah lingkungan strategik yaitu scanning terhadap lingkungan internal dan eksternal.
2. Melakukan Scanning Terhadap Lingkungan Internal dan Eksternal
Sebelum suatu organisasi membuat rencana hari depan, organisasi itu harus menentukan di mana ia sekarang berada. Mekanisme yang digunakan untuk mengukur kondisi di dalam dan di luar organisasi dilakukan dengan jalan menjawab “di mana sekarang kita berada” hal itu merupakan penilaian internal dan eksternal organisasi. Inilah inti dari kegiatan scanning terhadap lingkungan internal dan eksternal. Penilaian internal dan eksternal adalah suatu telaah dan identifikasi tentang kondisi internal dan data eksternal, serta faktor yang mempengaruhi organisasi.
Hasil dari kegiatan ini adalah identifikasi berbagai kekuatan dan kelemahan organisasi yang merupakan hasil dari secanning lingkungan internal; dan dari lingkungan eksternal akan diperoleh identifikasi peluang dan tantangan yang dihadapi organisasi.
3. Melakukan Analisis Untuk Menilai Hasil Scanning
Tahap ketiga dari kegiatan telaah lingkungan strategik adalah melakukan analisis terhadap hasil scanning. Hasil dari kegiatan tahap ini adalah penilaian terhadap hasil scanning. Penilalian biasanya difokuskan pada sisi input yang dibutuhkan serta output yang dikeluarkan oleh instansi. Pada sisi input umumnya berupa antara lain: anggaran yang dipergunakan oleh instansi, jumlah pegawai dan aspek lain. Sedangkan pada sisi output, umumnya berupa jumlah dan jenis produk atau jasa yang dihasilkan instansi, jumlah pelanggan yang harus dilayani, dan lainnya. Sementara dari lingkungan eksternal dapat dilakukan penentuan berbagai kejadian diluar instansi yang dapat memberikan pengaruh terhadap organisasi/instansi. Secara umum, kejadian-kejadian tersebut dapat digolongkan ke dalam kejadian yang berkaitan dengan aspek-aspek ekonomi, politik, sosial, perkembangan teknologi, kebijakan pemerintah dan persaingan.
4. Merumuskan Hasil Scanning Untuk Keperluan Penentuan Action Plan
Dalam kegiatan penyusunan telaah lingkungan internal = PLI (SIE = Scanning Internal Environment) dan telaah lingkungan eksternal = PLE (SEE = Scanning Eksternal Environment) serta Kesimpulan Analisis Faktor Internal = KAFI (IFAS = Internal Factor Analysis Summary) dan Kesimpulan Analisis Faktor Eksternal = KAFE (EFAS = Eksternal Factor Analysis Summary) harus berpedoman pada visi (Vision), Misi (Mission) dan nilai-nilai (Value) yang telah disepakati sebelumnya dan berlaku di lingkungan organisasi yang bersangkutan. Kesesuaian antara hasil scanning dengan visi, misi dan nilai dalam organisasi merupakan dasar dalam pembuatan action plan sehingga action plan dibuat sesuai dengan keberadaan organisasi.